Redaktionsplan-Vorlage für Instagram zum Nachbauen

Wozu ein Redaktionsplan gut ist

Der Content-Plan beantwortet die Frage, worüber du in einem Monat sprechen willst. Der Redaktionsplan ist das Werkzeug, mit dem du das umsetzt. In ihm steht für jeden einzelnen Beitrag, was zu tun ist, wer es tut und wie weit es ist. Wie du den Monat inhaltlich planst, erklärt der Artikel Content-Plan erstellen.

Ein Redaktionsplan lohnt sich besonders, wenn:

• mehrere Personen an Instagram beteiligt sind, etwa du und eine Mitarbeiterin,
• du Fotos an anderen Tagen machst, als du die Beiträge veröffentlichst,
• du Aktionen, Saisontermine oder Kooperationen vorbereiten musst,
• du nach ein paar Monaten nachschauen willst, was du schon gepostet hast.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Ein Plan mit allen vergangenen Beiträgen ist ein Archiv. Du siehst sofort, ob du das Thema Fugenpflege schon dreimal hattest oder ob dein Team seit Monaten nicht vorkam.

Die Vorlage: diese Spalten brauchst du

Lege eine Tabelle mit den folgenden Spalten an. Die ersten sechs sind Pflicht, der Rest ist optional.

Fang lieber mit wenigen Spalten an. Eine Tabelle mit 15 Spalten, die niemand ausfüllt, hilft weniger als eine mit sechs, die du wirklich nutzt.

Beispielzeilen aus zwei Branchen

Sanitär- und Heizungsbetrieb, zwei Beiträge pro Woche

Restaurant, drei Beiträge pro Woche

Die Beispiele zeigen ein wichtiges Prinzip: Der Status sagt nicht nur „fertig“ oder „nicht fertig“, sondern was genau fehlt. So weißt du sofort, was du als Nächstes tun musst.

Das Status-System

Ein einfaches Status-System mit sechs Stufen reicht für fast jeden Betrieb:

1. Idee: Thema steht fest, sonst noch nichts.
2. Foto fehlt: Text ist klar oder geschrieben, das Bild noch nicht.
3. Text fehlt: Bild ist da, die Caption noch nicht.
4. Fertig: Bild und Text sind komplett, aber noch nicht eingeplant.
5. Eingeplant: Beitrag ist in der App oder in Instagram mit Termin hinterlegt.
6. Veröffentlicht: online.

In einer Tabellen-Software kannst du die Status-Spalte farbig markieren lassen, etwa Rot für Idee, Gelb für Foto fehlt oder Text fehlt, Grün für Fertig und Eingeplant. Ein Blick auf die Tabelle zeigt dann, wo es hakt. Auf Papier tun es farbige Punkte.

Ein Tipp für Teams: Wenn mehrere Personen am Plan arbeiten, legt fest, wer den Status ändern darf. Sonst steht schnell „fertig“ in der Spalte, obwohl die Preise noch nicht geprüft sind.

Zweites Blatt: die Jahresübersicht

Neben dem Monatsplan lohnt sich ein zweites, gröberes Blatt: eine Übersicht über das ganze Jahr. Sie hat nur zwölf Zeilen, eine pro Monat, und vier Spalten.

Diese Übersicht füllst du einmal im Jahr aus, am besten im Dezember oder Januar. Sie dauert eine halbe Stunde und erspart dir später die Überraschung, dass in zwei Wochen Muttertag ist und du nichts vorbereitet hast. Beim Anlegen des Monatsplans schaust du dann zuerst in diese Zeile und überträgst die Termine.

Bei beweglichen Terminen wie Ostern oder Pfingsten trägst du das konkrete Datum erst ein, wenn du das Jahr planst. Ferien unterscheiden sich je nach Bundesland, schau dafür in den offiziellen Ferienkalender deines Landes. Monatsweise Ideen findest du zum Beispiel im Artikel Content-Ideen für Dezember.

Tabelle, Papier oder App?

Viele Betriebe kombinieren: Grobe Planung auf Papier oder in einer Tabelle, Einplanen und Veröffentlichen in einer App.

So pflegst du den Plan im Alltag

• Wöchentlicher Termin: 15 Minuten, etwa montags, in denen du den Status aller Beiträge der Woche prüfst und Lücken füllst.
• Ideenspalte am Rand: Leg ein zweites Tabellenblatt oder einen Bereich „Ideenspeicher“ an. Jede Kundenfrage, jedes gute Motiv, jede Idee kommt dorthin, auch wenn sie noch keinen Termin hat.
• Reserve markieren: Kennzeichne zeitlose Beiträge, die du jederzeit einschieben kannst, wenn ein geplanter Beitrag ausfällt.
• Ergebnis nachtragen: Eine Woche nach der Veröffentlichung trägst du kurz ein, wie der Beitrag lief. Nach ein paar Monaten erkennst du Muster.
• Einwilligungen festhalten: Wenn Kunden, Mitarbeitende oder Patienten auf Fotos zu sehen sind, notiere, dass die Einwilligung vorliegt. Mehr dazu unter Bildrechte und DSGVO.

Wichtig ist, dass der Plan zu deinem Rhythmus passt. Wenn du realistisch zwei Beiträge pro Woche schaffst, plane auch nur zwei. Hilfe bei der Einschätzung gibt der Artikel Wie oft posten.

Redaktionsplan und Kalender in einer App

Wenn du keine Tabelle pflegen willst, kannst du Plan und Veröffentlichung in einer App zusammenführen. In Pocket Creator gibt es ab dem Pro-Tarif den Tab „Plan“ mit einem Kalender. Dort siehst du alle eingeplanten Beiträge, kannst Tag und Uhrzeit festlegen und auch eigene Fotos und Videos einplanen; Videos werden als Reel veröffentlicht, bis 20 MB. Der Server veröffentlicht zum geplanten Zeitpunkt, auch wenn die App geschlossen ist, sofern dein Instagram-Konto ein Business- oder Creator-Konto ist. Die Hilfeseite Kalender zeigt, wie das funktioniert.

Einen Ideenspeicher und deine Auswertung führst du trotzdem am besten weiter separat, etwa in einer einfachen Notiz. Die beste Vorlage ist am Ende die, die du jede Woche wirklich öffnest.

Häufige Fragen

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